In dit artikel geven we je vijf tips voor een succesvolle vergadering.
Nodig spelers uit, geen toeschouwers
We hebben al snel de neiging om veel mensen uit te nodigen voor een vergadering. We gaan ervan uit dat het beter is om iedereen uit te nodigen. Die manier van denken is niet zinvol voor een zakelijke bijeenkomst. Want hoe meer mensen tijdens een vergadering aanwezig zijn, hoe minder verantwoordelijkheid elke persoon heeft. Als iedere persoon zich niet noodzakelijk voelt, zullen ze niet zo ijverig zijn om de besproken items op te volgen. Ze gaan ervan uit dat anderen het zullen doen. Door ‘toeschouwers’ te beperken, houd je de vergaderingen korter, boeiender en creëer je makkelijker een follow-up.
Vergader niet om het vergaderen
We hebben de neiging elkaar te ontmoeten voor blokken van tijd die netjes passen in onze agenda’s. Dat is niet de juist werkwijze. Vergaderen zouden alleen moeten plaatsvinden zolang er een doel is dat je wilt behalen. Wanneer je een vergadering plant, vraag jezelf dan af hoeveel tijd je nodig hebt om het beoogde resultaat te bereiken. Plan de vergadering voor die tijd, zelfs als deze niet in blokken van uren, half uur of tientallen minuten is. Plan een vergadering van 18 minuten wanneer je denkt dat dat is wat nodig is.
Neem verantwoordelijkheid
Degene die de vergadering organiseert, zal de agenda bepalen. Daarnaast is de organisator er verantwoordelijk voor de vergadering actiegericht te houden. Bij de meeste vergaderingen is het onduidelijk over wie de leiding heeft. Hoewel iedereen zou moeten kunnen deelnemen, zou slechts één persoon verantwoordelijk moeten zijn voor de algemene stroom van de vergadering. De organisator moet beginnen met een agenda en de verantwoordelijkheid nemen om de vergadering op een efficiënte manier te begeleiden. Uiteindelijk moet de organisator degene zijn die de actie toewijst en registreert.
Eindig met actiestappen
Aan het einde van de vergadering moet er een aankondiging komen van actiepunten die uit de discussie naar voren zijn gekomen. Die acties moeten worden verspreid over de groep en vervolgens aan het begin van de volgende vergadering worden besproken. Deelnemers aan de vergadering moeten weten wat ze moeten doen en dat er een tijd zal zijn waarop hun acties worden beoordeeld.
Vergaderingen kunnen een krachtige tool zijn voor het succes van je bedrijf. Net als elk ander hulpmiddel kun je er alleen van profiteren wanneer je ze op de juiste manier gebruikt. Dat begint natuurlijk bij een goede vergaderlocatie. Organiseer jij binnenkort een vergadering en ben je nog op zoek naar een vergaderlocatie in Utrecht? Kijk op de website van Vergadercentrum Vredenburg!